ゼネラルソリューション

導入前の課題

インストール型の販売管理ソフトでは利用者が限られ、重要な情報が共有化されず、大きなロスが発生していました…

導入以前は、ごく一部の限られたメンバーでインストール型の販売管理システムを利用していました。
受注処理を行うにも、値引きの背景などの詳細情報の確認が必要だったり、発注個数も、営業の状況により変更となる事があるため、その都度、営業マンにヒアリングしていました。しかしながら、営業マンは外出する事も多く、捕まえづらく、情報を得るために多くの時間のロスが発生していました。

導入後の効果

業務の共有化がいっきに進み、営業部門の状況を事前に察知し、発注部門が素早く動くなど、組織全体の機動力が格段に向上！！

導入により、まず改善された事は、課題でもあった販売管理業務における情報の共有です。営業マンが取り付けた契約情報の内容がリアルタイムに共有され、発注部門でも把握できるようになった事で、事前に発注のための動きを行う事ができるようになりました。
これにより、発注業務のスピードが上がっただけでなく、効率化的に活動できるようになりました。

導入前の課題

稟議承認はすべて紙ベース…
大量に消費される紙が無駄なだけでなく、外出時や不在時の承認がスムーズにいかないとの問題も…

また、販売管理業務上にも、受注や発注時など、稟議承認を挟むケースがありますが、これが、従来の販売管理システム側では出来ずExcelで稟議書を作成し、紙で印刷をして回していました。 毎日のように大量に紙が消費され、無駄と感じてました。さらに、”資料作成⇒手渡し”といった作業そのものも非効率であるだけでなく、不在時や外出時には机の上に置きっぱなし。その存在に気付けず、承認がその場でストップしてしまい、スムーズにいかない事もしばしばでした。

導入後の効果

稟議承認は全てペーパーレスに。
紙の無駄だけでなく、稟議スピードも格段に向上！！

続いて、稟議フローの効率化です。当初から、”紙を見て、確認して押印”この動きそのものが無駄だと感じていました。さらに、紙代もかかりますし、なによりも、人間の目で直接紙を確認をしなければ稟議は進みませんので、不在時に稟議が止まってしまう点が問題でした。システム化する事で、ペーパレス化されただけでなく、承認者は、いつでも、どこでも稟議の内容を確認し、ボタン１つで素早く対応できるようになった事が大きな業務効率化を生んでいると思います。

導入前の課題

自社業務にシステムが合わなくなってきた…
ただ、新たなシステム導入には従業員の負担も大きい。
なるべく、自社本来の業務の形を崩したくない。

受注処理や発注処理の根本の手順や流れは、今まで培ってきたノウハウという事もあり、無暗に変えたくはありませんでした。ただ、システムが我々の業務に合わなくなっているという状況でしたので、業務に合わせ、柔軟にシステムを構築する必要がありました。しかし、そうするには、高額な費用が必要となると思っていたため、悩んでいました。さらには、販売管理業務以外にも効率化すべき業務が多く、基幹システムと紐付けて効率的に管理をしたい内容も多々ありました。

導入後の効果

前システムの業務部分は“そのままそっくり移行“。
大筋の業務フローは変えずに、非効率な個所だけを基幹に紐付けて効率化をしていけるように！！

さらに、大きなポイントは、前システムでも問題の無かった個所はそのまま形を崩さず今回のシステムへ移行し、そこへ、非効率だった業務を新しく構築する事で、さらなる業務の効率化に結びつけられた点です。もし、システムに合わせ、業務フローを変更するとなると社内ルールも大きく変わりますし、まず社員側のインパクトが大きいです。
その部分が心配な点ではありましたが、蓋を開けてみると、業務フローは100%再現され、さらに見易く・使い易く設定ができ、作業者がどこで何を行えばよいのかが、視覚的に分かり易くメニュー配置されているため、社員からも”使い易い”と非常に評判が良いです。社内の無駄だった業務がどんどん改善されていくので、本当に気持ちいいですね。

導入前の課題

当社では毎月、月初に約1500件のお客様に請求書を発行しています。
「請求書が早く欲しい」とのお客様のニーズに対応するため、作業期間を1日と決め、作業日は4人が12時間ほど請求書発行業務に掛かりきりとなっていました。

お客様ごとに請求書の枚数や発送条件が違うため、振り分ける作業も大変ですが、FAX送信や、再発行手配などにもかなりの作業工数がかかっておりましたし、作成した請求書は郵送で送っていたので、印刷用、用紙代、切手代などの郵送コストにも課題を感じていました。

導入後の効果

システムを導入したことにより、作業時間が12時間→6時間と半減しました。月初は事務作業が多く、その中1日で発行業務を行うので、作業時間が半減したことはとても大きいです。
また、以前は再発行依頼があった場合、別部署へ依頼していたため再発行まで約2時間掛かっていたのですが、今ではシステムを使って、タイムラグなく即時発行できるようになりました。お客様をお待たせすることなく対応できるのは、非常にありがたいですね。

導入前の課題

― 課題1 ―

webメールで過去のお問い合わせメールを検索しようとすると、動作が重くなりブラウザが固まるトラブルが多く発生し、お客様を待たせてしまっていた。

― 課題2 ―

テンプレートをサーバ上に保管していたため、作成の都度、ファイルを参照しコピー＆ペーストで挿入する必要があり、非効率でメール作成に時間がかかる。

当時は約11万人の会員様から毎日300件～400件のお問い合わせメールが届いていました。
Webメールを使って4つのメールアドレスで受信し、6～7名のスタッフで届いたメールを順番に対応していました。
しかし、過去履歴を検索すると、動作が非常に重くなり、スムーズな対応ができていなかった。引継ぎがとても大変でした。

導入後の効果

効果1

テンプレートの更新・追加をした瞬間から全員で共有でき、各自で設定する手間がなくなった。メール作成時にかんたんに挿入が出来るので、メール作成の時間が大幅に短縮された。

効果2

メール1通ずつに残せるコメント機能を使って、前回の対応者が引継ぎの内容を残したり、他の担当者が回答案をアドバイスしたりと、社内のコミュニケーションがスムーズになった。

メール対応で抱えていた問題点を全て解消できました。テンプレート機能の操作性が良かったので、返信スピードが上がりました。
優先順位をつけて対応する余裕も生まれ、顧客対応業務が効率化されました。対応品質は格段に向上したと現場スタッフも実感しています。
過去のメール検索も一瞬で完了しますし、動作が重くなることもないので、会員様を待たせることが無くなった、というのが一番大きいですね。

導入前の課題

― 課題1 ―

ECモールにはポイント付与やトレンド性などの特徴がある中で、自社ECに来てくださるコアなお客様にむけて「差別化されたサービス」を提供することが使命だと考えていました。

― 課題2 ―

実店舗と異なりECサイトはお客様の顔が見えないので、「会話をしたい」「直接聞きたい」という方に対して、従来のメール対応ではかゆいところに手が届かない状態でした。

自社ECの立ち上げにあたり、既存ECモールとの差別化として「新しいサービス」を提供する必要があると考えていました。チャットシステムには以前から興味があり、チャットを導入することによってリアルタイムな回答を実現し、サービスを厚くすることができると考えたのが検討のきっかけでした

導入後の効果

効果1

商品の在庫についての問い合わせが来た際、その場で商品専用のURLをチャットで送ることができるので、案内の効率性を高めることができています。

効果2

お客様が問い合わせをしたいときに「電話番号を探して…」という手間がなくなり、商品ページ上で問い合わせができるので、電話よりもリアルタイムの問い合わせ対応を実現できました。

ECの課題である「顔の見えないお客様」に対して、メールでは対応できなかった適切なサービスを提供できるようになりました。
お客様からも「便利ですね！解決できて助かりました！」というお声もいただいており、自社ECならではのサービスの手厚さを実現できています